Geschäftsprozesse abbilden durch Workflow-Management
Das Workflow-Management bietet auf Basis spezieller Spezifikationen eine informationstechnische Unterstützung oder Automatisierung bei der Verwaltung und Abarbeitung von Geschäftsprozessen in Unternehmen.
Das englische Wort Workflow beschreibt allgemein einen Vorgang oder Arbeitsablauf, der aus einzelnen Schritten aufgebaut ist. Ein Vorgang ist definiert durch den Ausgang seines jeweiligen Vorgängers. Somit stehen einzelne Aktivitäten in Abhängigkeit zueinander. Workflows sind gekennzeichnet durch einen definierten Startpunkt, einen geregelten Ablauf sowie ein festgelegtes Ende. Workflows beziehen sich auf Teile eines Geschäftsprozesses oder andere organisatorische Vorgänge innerhalb eines Unternehmens und werden IT basierend durchgeführt.
Ein Workflow-Management System ist eine Software, welche die Koordination und Abarbeitung der Workflows überwacht und steuert. Somit unterstützt diese Software strukturierte Aufgaben und Prozesse im Gegensatz zur Groupware, welche unstrukturierte Prozesse abbildet. Unternehmen verfolgen mit der Einführung eines Workflow-Management Systems in der Regel eine Verbesserung und Vereinheitlichung der Prozesse. Dadurch sollen Bearbeitungszeiten und Kosten reduziert werden. Generell soll eine höhere Verfügbarkeit und Transparenz von Informationen innerhalb des EDV-gestützten System erreicht werden.
Kritiker sehen aber auch Probleme, wenn Unternehmensprozesse in den relativ starren Rahmen eines Workflow-Managements eingebunden werden. Vor allem wird bemängelt, dass eine permanente Differenz zwischen der sich ständig ändernden Geschäftswelt und dem Workflow-Modell entsteht. Insbesondere auf unerwartete Ereignisse kann deshalb nur verzögert oder gar nicht reagiert werden. Unter Umständen verlieren Mitarbeiter ihre Eigenverantwortung, wenn sie sich starr an den Workflow halten. Durch den strikt vorgegebenen Ablaufrahmen werden Kreativität, Eigeninitiative und Ideen zur Verbesserung eher gebremst als gefördert.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Workflow-Management die Automatisierung von Regeln, Verfahren und Prozessen bedeutet. Das System definiert, wie sich die Arbeit und die dazugehörigen Informationen innerhalb eines Unternehmens verhalten. So kann definiert werden, dass nur Aktionen vermittelt werden, für die alle erforderlichen und korrekten Daten zur Bearbeitung verfügbar sind und nur die Aufgaben weiter geleitet werden, die auch abschließend bearbeitbar sind. Das hat zur Folge, dass Aufgaben genau zum richtigen Zeitpunkt unter Berücksichtigung aller relevanten Informationen erledigt werden können. Alle angeschlossenen Organisationseinheiten können so letztlich effektiver und effizienter Arbeiten.